Styremøte 29. januar

Disse sakene ble diskutert og behandlet av styret:

  • Generalforsamling
    • Arbeidet med årets generalforsamling har startet, se egen nyhetssak med forhåndsvarsling (denne vil også henges i oppgangene).
    • Festsalen i Knutepunkt Fjell er booket, og GF avholdes 6. mai.
    • Styret er klart til å motta og behandle forslag fra andelseiere.
    • Valgkomiteen er i gang med å finne egnede kandidater til styre- og styrelederverv.
  • Brannsikring
    • Vi nærmer oss en løsning for skilting av nødutganger i høyblokkene. Når arbeidet med bytte av dører er utført (innen kort tid) vil vi avtale en befaring av blokkene for å avdekke og rette opp hull og skader i brannvegger. Søppelsjaktene må også sikres.
  • Vi har vedtatt å starte opp en energikartlegging av borettslaget. Denne vil gjennomføres av Energihuset, og vil brukes som grunnlag for videre oppgradering og vedlikehold av bygningene våre.

Styremøte 08. januar

Styret var samlet for årets første styremøte.

Det har vært en rolig juleperiode, men aktiviteten tar seg opp igjen nå.

  • Montering av dører er i gang igjen. Dører til LHV 132, 124, 116, 108 og 100 leveres straks, og monteres fortløpende.
  • Dørene kommer på biler fra fabrikken i Sverige, så det har vært vanskelig å kunne gi nøyaktig leveransedato.
  • I slutten av januar skal alle dørene til leilighetene være montert, da vil vi be NBBO starte innkreving.
  • Alle vil i utgangspunktet få summen delt i 6 avdrag, som innkreves februar – juli.
  • De som ønsker å betale hele summen i ett i februar kan gi en kort beskjed om dette til kontoret vårt eller til fjellhagendor@gmail.com

Det er mye snø, og styret minner om at det er opp til beboer å holde sin plass fri for snø, i henhold til parkeringsbestemmelsene pkt. 4.2:

  • Beboer har selv ansvaret for å holde sin parkeringsplass i alminnelig velstelt stand.
  • Merket parkeringsplass skal holdes ren for snø, det samme gjelder også bil på plassen. Strøing og kosting av egen parkeringsplass utføres av beboer.
  • Parkeringsskilt med leilighetsnummer skal til enhver tid være synlig. Hvis skiltet ikke er synlig regnes plassen som gjesteplass.

Vi vil i første omgang sende skriftlig varsel til beboere som ikke har ryddet sin plass og som tilsynelatende ikke disponerer bil. Disse plassene vil omgjøres til gjesteplasser dersom de ikke er ryddet innen lørdag 20. januar.

Det mangler skilting til sekundær rømningsvei i høyblokkene. De gamle skiltene ble tatt ned i forbindelse med bytte av dør. Styret prøver å løse dette så økonomisk som mulig, og er i gang med å se på muligheten for lys med batteri. Det er kostbart å koble opp nye nødlys med strøm, og LED-lys kan ikke lade opp de selvlysende skiltene vi har hatt tidligere.

Dette er høyt prioritert i styret, og vi skal ha en løsning på plass så snart som overhode mulig.

Styremøte 20. november

Kveldens hovedsak var vedtak av nye ordensregler, parkeringsbestemmelser og instruks til blokktillitsvalgt og vaskeriansvarlig.

Vedtakskomiteen har jobbet med disse dokumentene det siste året, og vedtatte versjoner ligger nå her på hjemmesiden:

Vedtekter og ordensregler

Parkeringsbestemmelser

Det er ikke gjort noen dramatiske endringer, men språket er klarere og noen av spesialreglene som uansett reguleres av lovverket (som salg og oppbevaring av narkotika) er fjernet.

Nytt er vervet som blokktillitsvalgt, dette erstatter dagens blokkansvarlige/BA. Husstyrer er ikke lenger noe styret forholder seg til, og årsmøter er ikke lenger noe som skal holdes i blokkene. Det skal holdes to husmøter i året, mer om dette står i instruks for blokktillitsvalgt.

Blokktillitsvalgt og vaskeriansvarlig

Styret kaller inn til en BT-samling 4. desember for å starte den nye tillitsvalgtordningen og takke for året som har gått.

Vi vedtok også innkjøp av varmrulle til LHV 105 A-D da den gamle er ødelagt og ikke kan repareres.

Styremøte og generalforsamling i uke 45

I forrige uke skjedde det mye på styrefronten i Fjellhagen.

Mandag 6. november hadde vi styremøte, hvor hovedsaken var gjennomgang av budsjettet for 2024. Alle kostnader blir høyere om dagen, og til neste år ser vi at dette er de viktigste årsakene til økning i felleskostnadene:

  • Det regnes med en generell prisvekst på varer og tjenester (KPI) på 4,8 %.
  • Fyrsentralen øker sine kostnader med ca. 15 % pga. krav til reduksjon av utslipp.
  • Det gjenstår kjøp og montering av lamper og røykvarslere i ca. 10 av blokkene våre.
  • Leasing av elbilanlegg trer i kraft i 2024.
  • Renten har gått kraftig opp de to siste årene, og styret har vedtatt et budsjett med en rentebuffer på 1 %.
Type leilighetStørrelseØkningNy kostnad/mnd
2-rom38,7 kvm4355 378
2-rom46,4 kvm4916 336
2-rom høyblokk51 kvm5066 434
3-rom70 kvm6047 800
3-rom høyblokk72,8 kvm6177 955
4-rom høyblokk92 kvm7159 272

Onsdag ble det avholdt ekstraordinær generalforsamling for å gå gjennom og vedta nye vedtekter. En vedtektskomite har jobbet med dette siden høsten 2022, etter at vedtak om gjennomgang ble fattet på generalforsamlingen. Dette skulle vært et punkt på årets ordinære generalforsamling, men da leder av komiteen brått også ble styreleder i vinter tok dette noe lenger tid enn vi tenkte i fjor høst.

Det ble kommentert på at innkallingen kom sent (den ble levert ut en uke før generalforsamlingen, kravet for en ekstraordinær GF er at den skal sendes senest 3 dager før). Det ble også nevnt at dette kunne ventet til neste ordinære GF, men som rådgivende advokat nevnte ville dette blitt en lang og krevende generalforsamling. Onsdag brukte vi to timer bare på denne saken samt valg av ny valgkomite.

Vedtektene ble godkjent i sin helhet med 50 mot 3 stemmer. 45 stemmeberettige møtte, 19 sendte fullmakt.

Vi valgte også valgkomite blant de fremmøtte, dette blir komiteen som skal jobbe med å finne styremedlemmer før vårens generalforsamling:

  1. Jan Isaksen
  2. Samreen Naz
  3. Nils Peter Mortensen
  4. Fra styret: Bent Andre Olsen

De nye vedtektene ligger under Dokumenter: https://www.fjellhagen.no/dokumenter/regler-og-vedtekter/

Ekstraordinær generalforsamling

På generalforsamlingen i 2022 ble det vedtatt at en komite skulle se på vedtektene til Fjellhagen borettslag. Dette arbeidet har pågått det siste året, og nye vedtekter er nå klare for gjennomgang og godkjenning.

Dette vil skje i Det Røde Huset

Onsdag 8. november kl. 17:00.

Advokat vil være til stede for å forklare det juridiske.

Innkallinger deles ut fortløpende før helga, men den vil også ligge tilgjengelig på Min side (for de som har opprettet bruker) samt her:

Styremøte 09. oktober

I styremøtet 9. oktober hadde vi besøk av Energihuset, som driver med energikartlegging og anbefaling av tiltak i forbindelse med utbedringer. Blant annet tilbyr de termografering for å se på energitap, og de kan også hjelpe oss med søknader om eventuell støtte fra Enova i forbindelse med store oppgraderinger (trolig større enn kun bytte av vinduer).
Vi kommer til å holde kontakten med dem.

Vi jobber også med budsjett for 2024 om dagen, men her er det foreløpig så mye som er uavklart at dette vil godkjennes i et senere styremøte. Det er liten tvil om at priser og renter har steget kraftig siden sist vi jobbet med budsjett, så det er mange justeringer som må på plass. Fristen for å godkjenne budsjett for 2024 er 15. november.

Vi har bestilt 12 krakker med rygg fra yrkesskolen, disse leveres til våren. Styret kommer til å vurdere behovet i de enkelte blokkene, og sette ut krakker der de trengs.

Styremøte 25. september

På styremøtet mandag 25. september behandlet vi blant annet disse sakene:

  • Rettssak mot Crystal Facility: Avtale om betaling av advokatutgifter fra Crystal er gjort, og vi lukker denne saken. Oppsigelse av vaskeavtalen ble signert 22. september 2022, så dette har vært en lang og krevende sak.
  • Norsk Brannvern – kontroll av røykvarslere og slukkeutstyr:
    • Vi kommer til å jobbe videre med brannsikring av fellesområdene i blokkene, dette ønsker vi å gjennomføre sammen med våre blokkansvarlige. Vi kaller inn til et BA-møte senere i høst, når den endelige kontrollrapporten foreligger.
    • Det ble oppdaget at flere beboere har slukkeapparat som er for tungt for dem å håndtere, disse vil få utdelt slukkespray (dette er bestilt).
  • Leilighetsdører: Vi er i gang med å bestille dører til leilighetene. Dører til LHV 120 ble bestilt i dag, neste uke bestiller vi for LHV 82. Vi starter med høyblokkene ettersom disse skal ha mange nye dører i trappeløpene også, og da slipper vi støyende arbeid i to perioder. Etter uke 41 vil vi vite mer om fremdrift og bestillingstid.
  • Rehabilitering av uteområder:
    • Neste uke starter arbeidet med trapp ned til LHV 75/69. Vi jobber nå med å finne steder å deponere massene som blir gravd ut – dette er kostbart å bli kvitt, men kan jo være en ressurs om vi bruker den riktig her på Fjell. Vi har en fin plan vi jobber med.
    • Samtidig starter arbeidet med parkeringsplassen utenfor LHV 96, nederst mot hovedveien. Biler som til vanlig har plass her må i en periode stå på gjesteparkeringer eller andre egnede steder, vi tar kontakt med beboerne dette gjelder.

Styremøte 11. september

På selveste valgdagen avholdt vi styremøte, hvor vi behandlet disse sakene:

  • Leilighetsdører – endelig kunne vi fatte et prismessig fornuftig vedtak! All informasjon om dette ligger her: https://www.fjellhagen.no/vedtak-om-dorer/
  • 31. august møtte styreleder Williamson i retten mot Crystal Facility. Borettslaget var saksøkt av rengjøringsbyrået vi brukte fram til nyttår i fjor for urettmessig oppsigelse. Saken tok en hel dag ettersom erstatningskravet var høyt. Dommen ble forkynt 6. september, og borettslaget vant på alle punkter! Crystal Facility ble dømt til å betale våre saksomkostninger. Dette er en sak som har tatt mye tid det siste året, så det er godt å ha den overstått. Crystal Facility kan anke til lagmannsretten innen en måned, men inntil videre anser styret denne saken som over.
  • NBBO avholder høstseminar 25. oktober med tema som kommunikasjon, konflikthåndtering og ledelse. Styret stiller med 4 deltakere.
  • Det er søkt om maling av oppganger i 95 E-H og 100, i tillegg til møterom i 81. Vi tar opp dette i BA-/BU-møtet torsdag denne uka, så kan vi innhente anbud på disse arbeidene.
  • Leder og nestleder deltar på budsjettseminar hos NBBO denne uka – nå begynner arbeidet med budsjett for 2024. Vi er i gang med å se på kostnadsrammer for skifte av vinduer blant annet. Mer informasjon om dette kommer i november når budsjettet for 2024 er godkjent og signert.

Styremøte 28. august

I dette styremøtet gikk vi gjennom anbud for uteområdene våre. Vi har tre plasser vi ønsker å få gjort noe med:

  • Trapp i skråning mellom p-plass og gårdsplass ved LHV 75/69. Her er rekkverket usikkert og skjevt, støttemur mot lekeplass har begynt å gi etter og trappa er vond og utrygg å gå i, særlig på vinterstid.
    • Styret har vedtatt at utbedring kan starte så fort som mulig så dette er klart til vinteren.
  • Parkering utenfor LHV 96, området nærmest hovedveien. Her er det stor ujevnhet i dekket, og beboere har opplevd at biler fryser fast om vinteren.
    • Styret har vedtatt at området rehabiliteres, dette medfører graving og oppretting av grunn, samt legging av ny asfalt. Dette vil ikke medføre forsinkelser for etablering av elbillading.
  • Opparbeiding av ny parkering mellom Dumpa og LHV 95. Vi har kjøpt ut de andre borettslagene av denne tomta, og ønsker å anlegge p-plass. Ikke bare er selve anleggsarbeidet kostbart, dette vil også ta lang tid i forbindelse med søknadsprosess med kommunen.
    • Styret har vedtatt at dette utsettes til over vinteren. Det er også svært praktisk å ha dette området tilgjengelig som riggplass i forbindelse med andre store arbeider.

Vi har også fått inn flere anbud på leilighetsdører. Prosjektet ble utvidet med trappedører i høyblokkene, og vi har nå fått inn tilbud på skifte av totalt 400 dører. Vi er helt i sluttfasen med å se på anbudene, og regner med å vedta en avtale i neste styremøte 11. september. Kort tid etter vil vi kalle inn til beboermøte med mer informasjon om pris, leveringstid og mulige betalingsordninger.

Styremøte 21. august

Høstens første styremøte ble avholdt 21. august, og dette er sakene vi snakket om:

  • Aneo er godt i gang med elbilladeanlegg. Gjerder er satt opp, plasser merket med nye p-skilt med H-nummer og fordelerbokser er montert. I utgangspunktet skulle vi ha Easee-ladebokser, men dette er endret til et annet produkt etter problemene med Easee i EU.
    • Graving og kobling av strøm til hovedtavler/trafostasjoner gjenstår, det er ikke noe som tyder på at dette blir forsinket. Anlegget skal stå ferdig før utgangen av året.
    • Vi kaller inn til et beboermøte så fort det er klart for bestilling av ladeabonnement.
    • Styret godkjente formelt at vi ønsker å hente ut 400 volt fra trafoene til Glitre, dette er innenfor vårt budsjett for 2023, og vil gi mye bedre effekt på ladeanlegget.
  • Det er kommet ønsker om nye benker utenfor noen av blokkene våre. Vi sjekker priser og ser hva vi har mulighet til, men minner også om at dagens benker kan males og fikses på dugnad. Send en mail til kontoret, så kan vi sørge for maling til utemøbler. Det er også anbefalt å sette dem under tak om vinteren.
  • Nye skilt med oppdaterte parkeringsregler er bestilt, disse vil monteres på alle p-områdene så fort som mulig.
  • Vi har mottatt et brev fra Datatilsynet angående bruk av H-nummer på p-plassene. Dette er en personopplysning, og vi er i gang med å utarbeide en databehandleravtale. Dersom man ikke ønsker å ha H-nummer synlig på p-plass kan man reservere seg gjennom å levere inn skiltet og parkere på våre felles parkeringsplasser i Dumpa eller på Shell-tomta.
  • Norsk Brannvern er godt i gang med sjekk av røykvarslere og slukkeutstyr i leilighetene. Gjennomgangen skal være ferdig i løpet av august.
  • Styret har vedtatt datoer for styremøter fram til jul.